Warum sich ein digitaler Telefonassistent für Restaurants lohnt
Das Telefon klingelt, während der Service läuft. Ein digitaler Telefonassistent nimmt Reservierungen an, beantwortet Fragen und gibt den Rest gezielt an euer Team weiter. Am Beispiel von SIA zeigen wir, wie das im Alltag aussieht.
Überarbeitet im
Wenn das Telefon im vollen Service klingelt.
Das Restaurant ist voll, die Gäste stoßen an, die Küche läuft. Dazwischen klingelt ständig das Telefon. Jede neue Reservierung freut euch, aber jedes Gespräch zieht Aufmerksamkeit von den Gästen am Tisch ab. Und wenn im Trubel eine Zeit falsch im Buch landet, müsst ihr später zurückrufen und eine Alternative anbieten.
Wir kommen selbst aus der Gastronomie und kennen dieses Klingeln. Deshalb haben wir unser Reservierungssystem um SIA ergänzt, einen Telefonassistenten mit KI, der direkt mit dem Tischplan arbeitet.
Was ein digitaler Telefonassistent übernimmt.
Vielleicht denkt ihr: Wir möchten persönlich mit unseren Gästen sprechen. Genau darum geht es. Ein Telefonassistent verschafft euch mehr Zeit für die Gäste, die schon bei euch sind, statt für hektische Gespräche zwischen Tür und Angel. Diese vier Vorteile merkt ihr im Alltag.
Vorteil 1: Ihr müsst nicht mehr selbst ans Telefon.
SIA führt Anrufer durch die Reservierung, bestätigt Namen und Zeiten und bucht direkt im System. Ruft jemand wegen etwas anderem an, leitet SIA an den passenden Ansprechpartner weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch auf. Das Telefon klingelt seltener, und im Restaurant wird es ruhiger, für euch, eure Gäste und euer Team.
Vorteil 2: Reservierungen rund um die Uhr.
Nicht jeder plant seinen Restaurantbesuch zu euren Öffnungszeiten. Die Schichtarbeiterin reserviert nach Feierabend um sechs Uhr morgens, der Gründer um Mitternacht nach einem langen Tag. Ihr entscheidet, wann SIA abnimmt: sofort, erst nach 5 bis 30 Sekunden Klingeln oder nur außerhalb der Öffnungszeiten.
Vorteil 3: Direkt mit dem Reservierungssystem verbunden.
SIA kennt euren Tischplan und weiß, welche Zeiten und Tischkombinationen frei sind. Ist es zur Wunschzeit voll, schlägt sie eine Alternative vor. Sie ändert und storniert Reservierungen und vermerkt Verspätungen, sofern sie den Anruf einer vorhandenen Reservierung zuordnen kann. Doppelbuchungen durch Telefonnotizen entfallen.
Vorteil 4: SIA lernt mit.
Mit jedem Gespräch und jeder Antwort, die ihr hinterlegt, kann SIA mehr eurer Fragen beantworten. Anrufer, die sich noch einmal melden, erkennt sie wieder. Was SIA nicht sicher weiß, gibt sie an euer Team weiter, statt zu raten.
Die Funktionen des digitalen Telefonassistenten im Überblick.
Neben den Vorteilen im Alltag helfen diese Funktionen bei der Einrichtung nach euren Abläufen:
- Bestätigung per SMS: Nach der Reservierung erhalten Gäste eine Bestätigung. Vor dem Besuch erinnert Gastronaut an die Reservierung, danach folgt die Feedback-Anfrage.
- Mailbox mit Zusammenfassung: Was SIA nicht klären kann, landet als Sprachnachricht mit Zusammenfassung in der Mailbox oder als Rückrufwunsch bei eurem Team.
- Zeitregeln und Weiterleitung: Regeln gelten wöchentlich, für einen Datumsbereich oder eine Zeitspanne. Je Thema legt ihr einen Hauptkontakt und eine Vertretung fest.
- Call Manager: Jedes Gespräch steht mit Status im Überblick.
- Datenschutz: Aufnahmehinweis zu Gesprächsbeginn und ein Zero-Retention-Modus ohne Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen.
So startet ihr mit SIA.
SIA wird zusätzlich zum Reservierungssystem von Gastronaut gebucht. Nutzt ihr Gastronaut schon, entfällt die Einrichtung des Reservierungssystems. Gemeinsam hinterlegen wir Begrüßung, FAQs, Themen und die Zeiten, zu denen SIA abnimmt. Ihr bekommt eine eigene SIA-Nummer oder leitet eure bestehende Nummer weiter.
Welche Anrufe kommen bei euch an?
Wir zeigen euch, wie SIA Reservierungen annimmt und Anliegen an euer Team weitergibt.